Seit dem 01. Januar 2025 gilt grundsätzlich die Pflicht, E-Rechnungen versenden und empfangen zu können. Bis zum 31. Dezember 2027 gelten Übergangsregelungen für bestimmte Fälle, die zum 01. Januar 2028 wegfallen. Auch Vereine können unter Umständen vom Wegfall der Übergangsregelung betroffen sein und ab dem 01. Januar 2028 verpflichtet sein für bestimmte Umsätze E-Rechnungen auszustellen.
HINWEIS: Die wichtigsten Fragen zum Thema E-Rechnung haben wir in auch in einem Kurzpodcast mit Jörg Zepp (Steuerberater in unserer Partnerkanzlei Junker und Zink) für Sie geklärt.
Regelung im Rahmen der Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027
Wenn Vereine im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 € Umsatz erzielt haben, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers einfache elektronische Rechnungen vom Verein ausgestellt werden. Nach dem 31. Dezember 2027 fällt diese Befreiungsregel weg.
Achtung: Vereine müssen sich jedoch darauf vorbereiten, ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Empfang von E-Rechnungen ist keine Übergangsfrist vorgesehen. Jeder Verein muss also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen.
Grundsätzliche Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auch nach dem 31. Dezember 2027
Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht bei Rechnungen an Privatpersonen, für steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen). Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei: Kleinbeträgen (bis 250 € Bruttobetrag, § 33 UStDV), Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV), Leistungen an juristische Personen, z. B. andere Vereine oder staatliche Einrichtungen, z.B. Schulen. In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen
Vereine müssen ab dem 01. Januar 2025 über eine Software verfügen, mit der sie E-Rechnungen lesen und gegebenenfalls erstellen können. DATEV bietet hier eine kostengünstige Variante auf dem E-Rechnungsportal von DATEV an. Hier gelangen Sie auf dieses Rechnungsportal von Datev. Eine entsprechende Software können Sie sich auch hier herunterladen. Gegebenenfalls hat auch Ihr Finanzamt Empfehlungen, welche Software Sie verwenden können. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, sollte Sie bei Ihrem Anbieter nachfragen, ob die Buchhaltungssoftware E-Rechnungsfähig ist. Für Vereine die DFBnet-Finanz nutzen ist die Funktion des Empfangens und Ausstellens von E-Rechnungen enthalten.
Hier finden Sie außerdem die FAQs zur E-Rechnung des Bundesministeriums der Finanzen.