Ab dem 01. Januar 2025 gilt grundsätzlich die Pflicht, E-Rechnungen versenden und empfangen zu können. Die Vorschriften zur E-Rechnung gelten auch für gemeinnützige Vereine, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen erbringen beziehungsweise verkaufen. Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, ihre Leistungen mit einer E-Rechnung abzurechnen. Im Jahressteuergesetz 2024 wurde in § 34a Satz 1 UStDV eine Ausnahme aufgenommen, die es Kleinunternehmern erlaubt, weiterhin “sonstige Rechnungen” zu verwenden. Diese Regelung betrifft allerdings nur die Ausstellung der Rechnung. Auch Kleinunternehmer müssen ab 01. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet für Vereine, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, dass E-Rechnungen nach Wegfall der Übergangsregelungen in allen steuerlichen Bereichen eines Vereins erstellt werden müssen, in denen Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. Betroffen sein können somit der Zweckbetrieb, die Vermögensverwaltung oder der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb.
Was unterscheidet die E-Rechnung & die elektronische Rechnung?
Neben der Papierrechnung gibt es schon bisher die Möglichkeit, Rechnungen in digitalen Formaten (z. B. PDF) auszustellen, wenn der Empfänger zustimmte. Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche (also z. B. Formatänderungen oder Ausdrucken) ermöglicht. Rechnungsdaten, die in diesem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden, sind als solche grundsätzlich nicht menschenlesbar, sondern erst nach einer Konvertierung (Visualisierung).
Übergangsfristen
Wenn der Verein im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers einfache elektronische Rechnungen vom Verein ausgestellt werden. Allerdings erlaubt eine sonstige Rechnung keinen Vorsteuerabzug. Vereine, die umsatzsteuerpflichtig und damit vorsteuerabzugsberechtigt sind müssten demnach schon ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen. Gegebenenfalls sollten sich betroffene Vereine bei ihrem Finanzamt informieren.
Achtung: Vereine müssen sich jedoch darauf vorbereiten, ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Empfang von E-Rechnungen ist keine Übergangsfrist vorgesehen. Jeder Verein muss also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen.
Ausnahmen für die Erstellung von E-Rechnungen gelten für folgende Fälle:
- Einnahmen im ideellen Bereich: So ist zum Beispiel für Beitragsrechnungen keine E-Rechnung erforderlich
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreite Leistungen
Die Übermittlung der E-Rechnung
Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Dafür kommt der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Frage. Eine digitale Signatur ist nicht notwendig. Ein separates E-Mail-Postfach ist ebenfalls nicht erforderlich, kann aber für die korrekte Eingangsbearbeitung und Prüfung der Rechnungen sinnvoll sein.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften wie für bisherige digitale Rechnungen. Sie müssen im gleichen Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Der Dateiname darf dabei aber geändert werden, wenn das für eine bessere innerbetriebliche Ablage und Archivierung erforderlich ist. Die Rechnungen müssen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können. bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.
Erstellen & Empfangen von E-Rechnungen
Vereine müssen ab dem 01. Januar über eine Software verfügen, mit der sie E-Rechnungen lesen und gegebenenfalls erstellen können. DATEV bietet eine kostengünstige Variante auf dem E-Rechnungsportal von DATEV an. Hier gelangen Sie auf dieses Rechnungsportal von DATEV. Eine entsprechende Software können Sie sich auch hier herunterladen. Unter diesem Link finden Sie eine einfache kostenfreie Variante für das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen und eine kostengünstige Variante mit Leistungen in größerem Umfang. Gegebenenfalls hat auch Ihr Finanzamt Empfehlungen, welche Software Sie verwenden können. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, sollten Sie bei Ihrem Anbieter nachfragen, ob die Buchhaltungssoftware E-Rechnungsfähig ist. Für Vereine die DFBnet-Finanz nutzen soll ein neues Feature in DFBnet-Finanz zum Thema E-Rechnung ab nächsten Monat online gehen. Fragen dazu können diese Vereine direkt an den Anwendersupport des DFB stellen, der unter E anwendersupport@dfb.de erreichbar ist.
Ihr Ansprechpartner bei Rückfragen: Ralf Pletsch, T 0631.34112-24 oder E ralf.pletsch@sportbund-pfalz.de